Boekhouding voor je holding

Een holding en een werk-BV zijn twee aparte rechtspersonen, en de administratie volgt dat. Elk heeft een eigen bankrekening, een eigen boekhouding, eigen btw- en vpb-aangiftes en een eigen jaarrekening die bij de KVK wordt gedeponeerd. Dat jij beide bezit, verandert daar niets aan.

Het goede nieuws is dat een holding meestal een rustige administratie is. Vaak zijn er maar een paar boekingen per maand: de management fee die ze factureert, een handvol kosten en af en toe een rente- of dividendboeking. De aandelen in je werk-BV staan als deelneming op de balans van de holding, en winst die de werk-BV uitkeert aan de holding valt in de regel onder de deelnemingsvrijstelling. Of een groep moet consolideren hangt af van de grootteklasse, en de meeste startups vallen onder de vrijstelling voor kleine groepen.

Het werk zit dus niet in het volume. Het zit in de samenhang: twee administraties die over dezelfde transacties hetzelfde verhaal moeten vertellen.

In de meeste structuren werk je niet rechtstreeks voor de werk-BV. Je holding doet dat, en factureert de werk-BV daarvoor een management fee. Die ene factuur zorgt tegelijk voor boekingen in beide administraties: omzet in de holding, kosten in de werk-BV. Over een management fee is in beginsel btw verschuldigd, tenzij er een fiscale eenheid voor de btw bestaat tussen de vennootschappen.

Omdat het één transactie met twee kanten is, moeten beide administraties elke maand op hetzelfde bedrag uitkomen. Boekt de holding een fee die de werk-BV niet kent, dan lopen de boeken uit elkaar en valt dat meestal pas bij de jaarafsluiting op, wanneer iemand een jaar aan onderlinge boekingen moet reconstrueren.

Zolang facturen tussen de twee vennootschappen niet in geld worden afgerekend, bouwt de één een vordering op en de ander een schuld. Dat is normaal, en het vraagt onderhoud: de twee standen moeten elkaars spiegelbeeld zijn, en de positie moet herkenbaar zijn in plaats van een restpost die niemand kan uitleggen.

In de praktijk gaat het in kleine stapjes mis. Een kostenpost van de verkeerde rekening betaald, een fee die elf keer in plaats van twaalf keer is gefactureerd, een privébetaling uit de werk-BV die eigenlijk bij de holding hoort. Los van elkaar zijn het kleinigheden; na een jaar is het een puzzel, en rond een investeringsronde of due diligence is dat precies de puzzel waar de adviseur van een investeerder als eerste aan trekt.

Beide administraties bij één partij houden is wat dit voorkomt: wij boeken elke onderlinge transactie aan twee kanten, zodat de standen elke maand kloppen in plaats van één keer per jaar.

In een holdingstructuur komt je salaris meestal uit de holding: daar sta je op de loonlijst, en de werk-BV betaalt via de management fee voor je werk. Daarmee is de holding werkgever, met een loonadministratie, maandelijkse loonstroken en een maandelijkse loonaangifte.

Voor een DGA geldt de gebruikelijkloonregeling. Welk bedrag in jouw geval passend is, en welke uitzonderingen of overgangsregelingen gelden, is een fiscale vraag, en niet één die wij beantwoorden: wij voeren de loonadministratie en doen de aangiftes. Salarisadministratie kost altijd 20 euro per medewerker per maand, inclusief de loonstroken en de loonaangifte.

Bij een holdingstructuur dekt ons werk beide administraties en het verkeer daartussen, met één aanspreekpunt voor allebei.

• Beide administraties, in samenhang bijgehouden, elk met eigen boekhouding en eigen aangiftes.
• De management fee en de rekening-courant aan beide kanten correct geboekt en maandelijks afgestemd.
• Btw- en vpb-aangiften voor beide vennootschappen.
• De volledige jaarafsluiting voor beide; formele jaarrekeningen en de KVK-deponering optioneel tegen een vooraf afgesproken meerprijs.
• Salarisadministratie in de entiteit waar je op de loonlijst staat, altijd voor 20 euro per medewerker per maand.
• Eén aanspreekpunt en één realtime dashboard over de structuur.
• Wij adviseren niet: of een holding bij jouw situatie past, hoe je die inricht, wat een fee zou moeten zijn, waarderingen en fiscale planning zijn niet ons werk. Een holding opzetten loopt via een notaris en een adviseur; wij nemen het over zodra de structuur staat.

Onze prijzen gelden per entiteit, dus per administratie, op basis van het factuurvolume van die administratie: het aantal verkoop- en inkoopfacturen dat we er per maand voor verwerken. Dat is bij een holdingstructuur relevant, omdat de twee administraties zelden vergelijkbaar van omvang zijn. De werk-BV heeft de klanten, de leveranciers en het personeel; de holding heeft vaak niet veel meer dan de management fee en een paar kosten.

Het verstandige is dus een voorstel voor jouw specifieke structuur in plaats van een vaste pakketprijs voor 'een holding'. Plan een kennismaking, dan krijg je dat voorstel, met het volume per administratie op een rij.

Bijna allemaal komen ze voort uit de structuur behandelen als één bedrijf in plaats van twee.

• Een management fee die is afgesproken maar nooit daadwerkelijk gefactureerd, waardoor er in de boeken niets is dat het onderbouwt.
• De btw op de management fee vergeten, die dan over meerdere tijdvakken gecorrigeerd moet worden.
• Een rekening-courant die jaren oploopt zonder dat iemand vastlegt waaruit die bestaat.
• Kosten die uit de werk-BV worden betaald maar bij de holding horen, of omgekeerd.
• Vergeten dat ook de holding aangiftes doet en een eigen jaarrekening deponeert, hoe weinig transacties er ook zijn.

Een holdingstructuur bestaat vooral voor de momenten waarop aandelen van eigenaar wisselen. Dat is ook het moment waarop het scherpst naar je administratie wordt gekeken: de adviseur van een investeerder wil zien dat de onderlinge stromen zijn vastgelegd, dat de rekening-courant uit te leggen is en dat beide jaarrekeningen zijn gedeponeerd.

Dat repareer je niet in de weken vóór een ronde. Wat je wel kunt doen is beide administraties actueel houden, zodat het antwoord er al is op het moment dat de vraag komt.