Boekhouder voor je startup-BV

Een BV is een aparte rechtspersoon, en dat is wat de administratie bepaalt. De vennootschap betaalt zelf belasting over haar winst, doet eigen aangiftes en moet een jaarrekening publiceren. Jij als founder bent in dit opzicht iemand die door het bedrijf wordt betaald.

Concreet komen er bij vrijwel elke startup-BV vijf dingen terug:

• Vennootschapsbelasting over de winst van de vennootschap, jaarlijks aangegeven.
• Een jaarrekening deponeren bij de KVK. Verplicht voor elke BV, ongeacht de omzet.
• Btw-aangiftes, meestal per kwartaal, inclusief een nihilaangifte in een kwartaal zonder omzet.
• Loonheffingen zodra je personeel hebt of jezelf als DGA uitbetaalt.
• Een deugdelijke administratie, die je minimaal zeven jaar bewaart (langer voor gegevens over onroerend goed).

Het grootste deel van je jaar staat vooraf vast, en dat is goed nieuws: het is dus planbaar. Dit is het ritme bij een BV met een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar.

• Maandelijks: de loonadministratie en de loonaangifte, als je personeel of een DGA-salaris hebt.
• Per kwartaal: de btw-aangifte, uiterlijk de laatste dag van de maand ná het kwartaal aangeven en betalen.
• Binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar: de aangifte vennootschapsbelasting, tenzij je uitstel hebt.
• Binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar: uiterlijk de jaarrekening deponeren bij de KVK.
• Gebruik je WBSO: uren binnen tien werkdagen vastleggen en de verplichte mededeling vóór 31 maart.

Werk je voor je eigen BV en heb je daarin een aanmerkelijk belang, dan geldt de gebruikelijkloonregeling: de vennootschap moet je een salaris betalen. Daarmee wordt je BV werkgever, met een loonadministratie, maandelijkse loonstroken en een maandelijkse loonaangifte, ook als jij de enige op de loonlijst bent.

Welk bedrag in jouw situatie geldt, en welke uitzonderingen of overgangsregelingen er zijn, is een fiscale vraag. Dat is niet ons werk: wij voeren de loonadministratie en doen de aangiftes, en het bedrag stem je af met de Belastingdienst of een fiscalist.

Salarisadministratie kost altijd 20 euro per medewerker per maand, inclusief de loonstroken en de loonaangifte, zonder opstartkosten. Jij als DGA valt daar ook onder.

Om het concreet te maken: zo ziet een maand eruit bij een BV in de vroege fase met één persoon op de loonlijst, en dit betekent dat voor je pakket bij ons.

Duidelijk zijn over de scope voorkomt verrassingen aan beide kanten. Dit regelen wij voor een BV, en dit laten we bewust aan anderen.

• Doorlopende, dagelijks bijgewerkte boekhouding op een geautomatiseerd platform.
• Btw-, loon- en vpb-aangiften, op tijd ingediend.
• De volledige jaarafsluiting in het boekhoudplatform.
• Een formele jaarrekening en de KVK-deponering, optioneel tegen een vooraf afgesproken meerprijs.
• Salarisadministratie, altijd voor 20 euro per medewerker per maand.
• Een realtime dashboard met je cashpositie, burn en runway, en rapportages die een investeerder kan lezen.
• Wij adviseren niet: geen strategisch of financieel advies, geen fiscale planning of structurering, geen waarderingen en geen wettelijke controle. Wij zorgen dat de cijfers onder zo'n vraag kloppen, en zeggen het als de vraag bij een specialist hoort.

Bij ons is het een vaste maandprijs per entiteit, op basis van je factuurvolume: het aantal verkoop- en inkoopfacturen dat we per maand voor je verwerken. Starter dekt 0 tot 75, Growth 76 tot 125 en Scale 126 tot 200 facturen per maand. Boekhouding, de aangiftes, de volledige jaarafsluiting en het realtime dashboard zitten erin.

Twee dingen die elders vaak een aparte factuur zijn, en hier niet: de onboarding en de migratie van je huidige administratie zitten in je maandprijs, dus er zijn geen opstartkosten. En er is geen nacalculatie, dus een vraag stellen kost je niets extra. Het enige dat we apart begroten is een formele jaarrekening, omdat niet elke startup die nodig heeft.

Overstappen kan op elk moment, ook halverwege het jaar. We doen de migratie parallel aan je huidige boekhouder: we richten het platform in, koppelen je bankrekeningen en tools en importeren je historische data, en schakelen pas over als alles bij ons draait. Je huidige boekhouder werkt tot dat moment door, zodat er geen periode onbeheerd blijft.

Een volledige overstap ronden we binnen vijf werkdagen af. Wat we van jou nodig hebben is beperkt: toegang tot je huidige administratie, je bankmachtigingen en een handtekening voor de machtigingen bij de Belastingdienst die wij namens jou indienen.

Bijna allemaal komen ze uit dezelfde oorzaak: een BV is een aparte rechtspersoon, en de administratie is niet zo behandeld.

• Privébetalingen van de zakelijke rekening. Elke betaling levert een rekening-courantpositie tussen jou en je BV op die later ontrafeld moet worden.
• Btw terugvragen op kosten die deels of volledig privé zijn, wat bij de eerstvolgende controle naar boven komt.
• Een nihilaangifte btw overslaan in een kwartaal zonder omzet. De aangifteplicht hangt niet van je omzet af.
• De loonadministratie voor het DGA-salaris vergeten, waardoor een jaar aan loonaangiftes met terugwerkende kracht moet worden ingediend.
• De jaarrekening te laat deponeren. Dat is een economisch delict, en bij een faillissement kan schending van de publicatieplicht een bestuurder worden aangerekend als onbehoorlijk bestuur.

Zit er een persoonlijke holding boven je werk-BV, dan heb je twee administraties: elk met eigen aangiftes en een eigen jaarrekening, plus de stromen daartussen (de management fee en de rekening-courant) die aan beide kanten moeten kloppen. Dat hebben we op een eigen pagina uitgeschreven, omdat het ander werk is dan één BV.